Allereerst kan in Lexor een activiteit slechts 3 verschillende statussen hebben :
Voorgesteld: dit betekent dat ons systeem een activiteit heeft waargenomen en dit aangeeft in uw activiteitenkalender
Goedgekeurd: een voorgestelde activiteit dat werd goedgekeurd verkrijgt de goedgekeurde status. Een handmatig ingevoerde activiteit is standaard goedgekeurd.
Gefactureerd: Goedgekeurde activiteiten worden aangeduid als gefactureerd.
U vindt een algemeen activiteitenoverzicht in het hoofdmenu en dossiergerelateerde informatie in de dossierdetails. Alle activiteiten zijn voorgesteld in een handig agenda overzicht:
Alle activiteiten zijn per definitie voorgestelde activiteiten. Onze intelligente toestellen proberen al die activiteiten aan te scherpen met een geschatte realistische tijd en een doordachte dossierkennis. Dit betekent dat u enkel de activiteit dient goed te keuren en de voorgestelde categorie en beschrijving moet aanpassen.
Door op het pictogram linksboven te zweven (email, agendagebeurtenis, ...) krijgt u de inhoud van de specifieke email e zien, zodat het u helpt uw roosters nauwkeurig en sneller goed te keuren! In het midden vindt u onze voorgestelde beschrijving en aan de rechterzijde vindt u de geschatte tijd voor uw activiteit.
Alle activiteiten van een collega worden weergegeven in een kalenderweergave. U klikt gewoonweg op de activiteit op deze goed te keuren en brengt deze over naar het te factureren gedeelte (status goedgekeurd).
Lexor zal proberen om onmiddellijk de juiste zaak te vinden, zo niet, kan u kiezen uit een aantal suggesties of eigen suggesties selecteren. De categorieën die ook in de instellingen aangepast kunnen worden, worden door ons systeem voorgesteld. Het kalender- email- of telefoonpictogram geeft aan welk type evenement er gedetecteerd werd.
De beschrijving wordt eveneens voorgesteld door ons systeem, maar kan steeds door de gebruiker gewijzigd worden. Bovenaan de factuur staat de keuze van de facturatie taal waardoor u steeds weet in welke taal uw factuur opgesteld moet worden.
U kan een activiteit aanduiden als billable of non-billable en de geschatte tijd verbeteren indien u denkt dat het systeem niet accuraat was. Indien u de activiteit verwijdert, is dit een definitieve verwijdering en ook een bericht aan het systeem om dit soort activiteiten in de toekomst te negeren.
In hetzelfde scherm kan u een kost toevoegen. Deze kost kan een vast prijs of een prijs per stuk zijn.
De vaste prijs zijn kosten die u ad hoc bepaalt:
De prijs per stuk is vastgesteld op een overeenkomst die u beheert in de settings.
De kosten worden altijd getoond in een afzonderlijk overzicht van de tijdsregistratie. Van zodra u de facturatie opstart, worden deze kosten ook afzonderlijk berekend en weergegeven.