U hoeft niet alle activiteiten apart aan te passen alvorens ze aan een timesheet toe te voegen. Als u ze samen selecteert en 'add to timesheet(s)' aanklikt, krijgt u de mogelijkheid om de gemeenschappelijke gegevens aan te passen.
In het scherm dat nu zal verschijnen kan u de geselecteerde activiteiten toevoegen aan eenzelfde project. U kan ook de categorie en omschrijving wijzigen. Daarnaast kan u ook een interne opmerking toevoegen die enkel zichtbaar is voor iedereen binnen de organisatie. Hier kan u ook kiezen om de totale duurtijd aan te passen (4).
Als u dit opslaat. Dan verschijnt bovenaan in het venster ‘Timesheets’ de goedgekeurde timesheet onder het juiste dossier en met de eventuele aangepaste tijd. Aanvankelijk gaf Lexor 13 minuten aan voor deze telefoongesprekken. In dit voorbeeld werd er 20 minuten van gemaakt. Dan zal dat ook netjes vermeld worden op de timesheet (5). U kan ook hier de beschrijving aanpassen via individueel aanpassen.
3.1 Meerdere timesheets tegelijk aanmaken
Activiteiten die al automatisch gematcht zijn met een project kan u goedkeuren door de activiteiten aan te vinken en meteen op de knop ‘Add to timesheet(s)’ te klikken.
Daarna krijgt u de keuze om één timesheet te maken voor één project met alle geselecteerde activiteiten of om timesheets aan te maken voor alle projecten uit de selectie.
Indien u voor de eerste optie kiest. Dan wordt er één timesheet gemaakt voor alle geselecteerde activiteiten. Let wel op. Dan kan u de duurtijd niet meer aanpassen. Dat is een interessante optie voor mensen die enkel overzicht willen hebben over hun activiteiten (en dit niet doorfactureren).
Kiest u voor de tweede optie dan worden de timesheets aangemaakt volgens het project waaraan ze gelinkt zijn. Hieronder ziet u het eindresultaat. Er zijn geen losse activiteiten meer te vinden. Dat betekent dat alle activiteiten toegewezen zijn aan verschillende timesheets. In de kalenderweergave ziet u dat alles in het grijs staat. Dat betekent dus dat alles verwerkt is. Met deze optie zijn uw timesheets de ideale voorbereiding voor facturatie aan klanten (per project) of analyses per project.
3.2 Manueel een timesheet aanmaken
Indien er geen enkele geregistreerde activiteit is dan heeft u de mogelijkheid om een manuele timesheet aan te maken. Hiervoor klikt u bovenaan op Urenstaat toevoegen.
In het scherm dat nu verschijnt kan u nu zelf de parameters invullen die u wenst. Klik op Save om uw urenstaat toe te voegen.
Klik hier om terug te keren naar het overzicht